周例會(huì)，一件非常簡(jiǎn)單又非常難做到的事情。很多公司的周例會(huì)開(kāi)得確實(shí)不怎么樣，怎么開(kāi)的都有。

 

有的是流水賬式，主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，甚至有的都沒(méi)說(shuō)開(kāi)始就自個(gè)開(kāi)始了，毫無(wú)儀式感，每個(gè)人按照既定的順序，把自己想說(shuō)的話一下，大家說(shuō)完了，主持人說(shuō)：“會(huì)議到此結(jié)束！”于是各自散去。

 

有的是一言堂式，只要老板來(lái)了，主持人說(shuō)：“會(huì)議開(kāi)始，請(qǐng)某某總講話…… ”總經(jīng)理說(shuō)了上周的工作，說(shuō)了工作中的問(wèn)題，對(duì)大家提出了工作要求，講完了。主持人說(shuō)，請(qǐng)大家針對(duì)某某總發(fā)言談自己想法。“沒(méi)有想法，好，希望大家認(rèn)真執(zhí)行，散會(huì)！”于是各自散去。

 

有的是聊天式，并沒(méi)有固定之模式，想說(shuō)什么的都有，到時(shí)間就結(jié)束，各自散去。

 

高效率周例會(huì)，要借鑒早會(huì)的形，夕會(huì)的勢(shì)，重新定位，做出創(chuàng)新。

 

怎么開(kāi)好周例會(huì)呢？

 

要知道如何開(kāi)好會(huì)，我們已經(jīng)有一句口號(hào)：會(huì)而議、 議必決、決必行、行必果。

 

但除了口號(hào)，還需要一個(gè)可操作性強(qiáng)的套路，今天我們就講這個(gè)套路，其實(shí)記住一個(gè)英語(yǔ)單詞就夠了，PATIO，這個(gè)英語(yǔ)單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開(kāi)會(huì)在庭院里開(kāi)，就更容易記住。這個(gè)英文單詞的每一個(gè)首字母代表會(huì)議的一個(gè)原則。

 

• 目的（Purpose）

• 議程（Agenda）

• 時(shí)間（Timed）

• 信息（Information）

• 結(jié)果（Outcomes）

 

1. 會(huì)議的目的（Purpose）

 

會(huì)議一定要有目的，而且這個(gè)目的應(yīng)該具體。有沒(méi)有想過(guò)，周例會(huì)的目的是什么？通過(guò)跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改進(jìn)，推進(jìn)月度、年度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。總之，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，是為了達(dá)成目標(biāo)解決實(shí)際問(wèn)題。

 

2. 議程（Agenda）

會(huì)議都有一個(gè)議程，例會(huì)的議程相對(duì)固定，可以提高效率?？梢詠?lái)個(gè)三段論：

 

• 上周行動(dòng)計(jì)劃目標(biāo)的完成情況；

• 過(guò)程中好的方面及存在的問(wèn)題，需要改進(jìn)的地方；

• 新的行動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)、責(zé)任人。

 

3. 時(shí)間（Timed）

周例會(huì)時(shí)間相對(duì)也固定下來(lái)，比如在星期幾的某一個(gè)時(shí)間段，控制在1個(gè)小時(shí)基本就可以了，超過(guò)1.5個(gè)小時(shí)的會(huì)議多數(shù)在浪費(fèi)時(shí)間。如果覺(jué)得會(huì)議內(nèi)容太多，1個(gè)小時(shí)時(shí)間不夠，怎么辦？那就精減會(huì)議內(nèi)容，直到控制在1小時(shí)之內(nèi)。這樣最后才能

 

4. 信息（Information）

其實(shí)就是會(huì)議的內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)導(dǎo)向性，聚焦在上周的行動(dòng)計(jì)劃和目標(biāo)上和新一周的行動(dòng)計(jì)劃上。我能夠聽(tīng)到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說(shuō)了出來(lái)，這大大地浪費(fèi)了時(shí)間。

 

5. 結(jié)果（Outcomes）

會(huì)議要有結(jié)果，并不僅僅指會(huì)議紀(jì)要，而是指會(huì)議上制定的行動(dòng)計(jì)劃如何落實(shí)：

• 目標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是什么？

• 責(zé)任人是誰(shuí)？

• 完成日期是何時(shí)？

• 資源保障是什么？

• 誰(shuí)來(lái)檢查？

• 怎樣追究沒(méi)有落實(shí)的事和人？

 

總之一切是為了落地，否則會(huì)議的結(jié)果就是零。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，只是為下一步的改進(jìn)提供基礎(chǔ)。

 

五條原則，不僅體現(xiàn)了會(huì)而議、 議必決、決必行、行必果，更蘊(yùn)含著PDCA的管理過(guò)程，如果做到了閉環(huán)，就會(huì)使各項(xiàng)工作不斷得到改進(jìn)和提升。

 

周例會(huì)具體流程：

 

一、組織：周例會(huì)由各部門(mén)自行組織，公司行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)

 

二、前期準(zhǔn)備：在周例會(huì)之前，部門(mén)內(nèi)員工要對(duì)自己上一周的工作先行總結(jié)，對(duì)于結(jié)果與計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng)，要尋找到根源，并制定改善行動(dòng)點(diǎn)；部門(mén)主管要對(duì)本部門(mén)上一周的工作進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于需要改進(jìn)的事項(xiàng)制定改善行動(dòng)點(diǎn)

三、宣布開(kāi)始：會(huì)議召集人準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開(kāi)始

 

四、員工總結(jié)：首先是部門(mén)內(nèi)部員工對(duì)自己上周的工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于工作結(jié)果與工作計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng)，將接受部門(mén)主管的質(zhì)詢，確定改善行動(dòng)點(diǎn)

 

五、部門(mén)總結(jié)：部門(mén)主管對(duì)本部門(mén)上周的工作進(jìn)行回顧，對(duì)沒(méi)有完成目標(biāo)的事項(xiàng)進(jìn)行分析，找出原因，制定改善行動(dòng)點(diǎn)，并形成本部門(mén)周度總結(jié)報(bào)告

 

六、計(jì)劃：在周例會(huì)上，部門(mén)主管與部門(mén)內(nèi)成員一起制定本周部門(mén)工作計(jì)劃和個(gè)人工作計(jì)劃，確定工作要點(diǎn)和完成期限，并填在周度計(jì)劃表內(nèi)

 

七、會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束前，會(huì)議召集人對(duì)本次會(huì)議過(guò)程進(jìn)行回顧，并對(duì)形成的決議和行動(dòng)點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)

 

八、整理紀(jì)要：每次會(huì)議，必須進(jìn)行詳細(xì)地記錄，會(huì)后要整理出會(huì)議紀(jì)要，部門(mén)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要要交行政部門(mén)存檔

 

九、落實(shí)：對(duì)于會(huì)議中形成的決議和行動(dòng)點(diǎn)，由各部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，追蹤和檢核，以保證會(huì)議結(jié)果能夠得到很好的貫徹。

 

 

知道如何開(kāi)會(huì)，對(duì)許多規(guī)范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但做好很難，一般會(huì)存在大量因會(huì)開(kāi)得不好浪費(fèi)人力和時(shí)間的現(xiàn)象。

 

8個(gè)人的會(huì)議，本來(lái)1個(gè)小時(shí)就能解決問(wèn)題，結(jié)果延長(zhǎng)到了2個(gè)小時(shí)，這就整整浪費(fèi)了一個(gè)人一天的工作量。如果會(huì)議的內(nèi)容并沒(méi)有解決什么問(wèn)題，或者會(huì)議的內(nèi)容沒(méi)有落實(shí)，浪費(fèi)的就更多。

 

如果一個(gè)部門(mén)共有10個(gè)人，他們的周例會(huì)能夠控制在1個(gè)小時(shí)之內(nèi)，僅這一項(xiàng)工作，就能節(jié)約出20個(gè)小時(shí)，相當(dāng)于節(jié)約出0.5個(gè)人手出來(lái)。

 

您說(shuō)：開(kāi)好一個(gè)周例會(huì)重要嗎？