我們是一家歷史悠久的公司，已經(jīng)經(jīng)營(yíng)了 50 多年。在我們漫長(zhǎng)的歷史中，我覺(jué)得有很多無(wú)用的工作。因此，我們希望提高運(yùn)營(yíng)效率。您對(duì)提高運(yùn)營(yíng)效率有什么建議或建議嗎？
回答
為了提高運(yùn)營(yíng)效率，需要總裁和員工共同努力。此外，驗(yàn)證哪里有浪費(fèi)也很重要。然后，盡快開(kāi)始改善您的業(yè)務(wù)。
員工的意識(shí)水平是實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)效率的主要前提。即使總裁一個(gè)人熱衷于改善工作浪費(fèi)，但真正改善工作的還是員工。員工意識(shí)是企業(yè)改進(jìn)成敗的關(guān)鍵。如果員工自身帶著改進(jìn)工作的愿望自發(fā)改進(jìn)工作，就會(huì)不遺余力，活動(dòng)本身就會(huì)具有競(jìng)爭(zhēng)力。
然而，簡(jiǎn)單地由總裁自上而下地指示業(yè)務(wù)改進(jìn)會(huì)增加業(yè)務(wù)改進(jìn)以失敗告終的可能性。總裁和員工定期會(huì)面，討論他們的真實(shí)意圖，并與員工分享改善運(yùn)營(yíng)的需求，這一點(diǎn)很重要。
接下來(lái)需要具體驗(yàn)證哪些操作是浪費(fèi)的。具體來(lái)說(shuō)，無(wú)用功包括無(wú)用的會(huì)議多、無(wú)用的資料增多、無(wú)用的報(bào)告增多、銷(xiāo)售效率下降、工作流程浪費(fèi)等。
在不知道哪些任務(wù)是真正浪費(fèi)的情況下，就不可能提高運(yùn)營(yíng)效率。因此，首先要做的是清楚地了解“在哪些工作中產(chǎn)生了多少浪費(fèi)”。
如果有“很多無(wú)用的會(huì)議”，會(huì)議目的不明確，你在會(huì)議中實(shí)際討論議程的時(shí)間有多少，議程是否足以開(kāi)會(huì)，也許你分發(fā)材料考慮從是否浪費(fèi)時(shí)間的角度來(lái)看會(huì)議的浪費(fèi)。
如果沒(méi)有人看到的無(wú)用報(bào)告增加，那么在過(guò)去的六個(gè)月到一年中，您從未使用過(guò)多少材料？讓我們從是否只有內(nèi)容相似的報(bào)告和材料的角度來(lái)驗(yàn)證文件的無(wú)用性.
如果“銷(xiāo)售效率下降”，路徑銷(xiāo)售的行動(dòng)計(jì)劃是否合適？是否在銷(xiāo)售沒(méi)有增長(zhǎng)的客戶(hù)身上花費(fèi)太多時(shí)間？每天的行動(dòng)計(jì)劃是否有效率？我們從是否做到了這一點(diǎn)來(lái)分析
如果工作流程上有很多浪費(fèi)，比如一天中忙碌和不忙碌的時(shí)間相差很大，嘗試詳細(xì)記錄員工一周左右的日常工作流程，也是有效的。通過(guò)將其作為文檔可見(jiàn)，您可以客觀(guān)地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)。
如此一來(lái)，工作效率從一一把握哪里有浪費(fèi)開(kāi)始。
這次，我們將總結(jié)每種浪費(fèi)，并從可以立即進(jìn)行的業(yè)務(wù)改進(jìn)開(kāi)始依次進(jìn)行。
以下是業(yè)務(wù)改進(jìn)的一些示例。
精益生產(chǎn)管理咨詢(xún) 首選華昊企管,1500+ 企業(yè)的共同選擇
[消除無(wú)用的會(huì)議]
(1) 縮短會(huì)議時(shí)間
據(jù)說(shuō)一次富有成效的會(huì)議不超過(guò) 30 分鐘。可以設(shè)想將議程縮小到30分鐘內(nèi)可以解決的問(wèn)題，提前分發(fā)會(huì)議資料，與議事錄同時(shí)準(zhǔn)備會(huì)議記錄，會(huì)后分發(fā)。
(2) 提高會(huì)議技巧
準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，主席主持技巧，簡(jiǎn)明陳述意見(jiàn)，時(shí)刻保持會(huì)議紀(jì)要，跟進(jìn)主席進(jìn)度。
(3) 運(yùn)用資訊科技
可以想象使用電子郵件獲取會(huì)前信息和會(huì)后紀(jì)要，將會(huì)議資料數(shù)字化，使用投影儀進(jìn)行會(huì)議，在會(huì)議期間創(chuàng)建會(huì)議紀(jì)要，并共享會(huì)議紀(jì)要數(shù)據(jù)。
可以使用 IT 來(lái)改善業(yè)務(wù)，但請(qǐng)注意，引入 IT 會(huì)成為目標(biāo)。使用 IT 作為改善業(yè)務(wù)的手段。
【杜絕內(nèi)部文件浪費(fèi)】
(1) 廢除
可以廢除不需要的文件，并通過(guò)備忘錄或口頭方式進(jìn)行。
(2) 減少
可能采取的措施包括減少分發(fā)次數(shù)、減少分發(fā)給不必要的部門(mén)、減少?gòu)垟?shù)等。
(3) 標(biāo)準(zhǔn)化
可以考慮統(tǒng)一格式，減少不必要的字段等。
(4) 短時(shí)間內(nèi)創(chuàng)建
可以在生成信息的現(xiàn)場(chǎng)創(chuàng)建，簡(jiǎn)潔地只寫(xiě)下要點(diǎn)，避免草稿和公平復(fù)制。
