在改善的范疇里，管理具有兩項主要的功能:“維持”(Maintenance)與“改進”(Improvement)。

“維持”是指從事于保持現(xiàn)有技術，管理及作業(yè)上標準的活動，以及支持這些標準所需的訓練和紀律。在“維持”的功能下，管理部門要執(zhí)行工作的指派、使每一個人都能依照標準的作業(yè)程序來工作。

“改進”則是以改進現(xiàn)有標準為目標的活動。簡而言之，管理就是：維持標準和改進標準。

而改進又可再區(qū)分為“改善”( Kaizen)和“創(chuàng)新”(Innovation)。 所謂“改善”是由于持續(xù)不斷的努力，所產生的諸多的小步伐改進，而逐次累積而成。

“創(chuàng)新”則是借助大筆資源投資于新技術或設備而產生突破性的變化的改進(不論任何場合，以成本作為主要的評估因素時，創(chuàng)新便是昂貴的)。歐美企業(yè)的管理人員偏向于“創(chuàng)新”，他們沒有足夠的耐心，也忽視了“改善”能長期帶給公司的利益。相反 “改善”則是強調要以員工的努力、士氣，溝通，訓練、團隊參與及自律來達成目標。這些都是一種常識性和低成本的改進方式。

在“改善的過程”中，第一個步驟就是要建立:計劃(Plan)一執(zhí)行(Do)一檢查(Check)一處置(Action)，PDCA的循環(huán)，以PDCA循環(huán)作為“改善”持續(xù)運作的工具，以達成“維持標準”和“改進標準”的目標，PDCA是整個“改善過程”中，最重要的觀念之一。

“計劃”是指建立改善的目標。(在任何場所中，應當有一個目標可供改進。)“執(zhí)行”是指依計劃推行。“檢查”是指確認是否按計劃的進度在實行，以及是否達成預定的計劃。“處置”是指新作業(yè)程序的實施及標準化，以防止原來的問題再次發(fā)生，或者是再設定新的改進目標。PDCA不斷地在旋轉循環(huán)，一旦達成改善的目標，改善后的現(xiàn)狀，便隨即成為下一個改善的起點，PDCA的意義就是永遠不滿足現(xiàn)狀，因為員工通常較喜歡停留在現(xiàn)狀，而不會主動去改善，所以管理人員必須持續(xù)不斷地設定新的挑戰(zhàn)目標，以帶動PDCA的循環(huán)。

任何一個新的工作流程，在初期都是呈不穩(wěn)定的狀態(tài)。開始進行PDCA改善時，必須先將任何現(xiàn)有的流程穩(wěn)定下來。這個穩(wěn)定的過程稱之為:標準化(Standardize)一執(zhí)行(Do)→檢查(Check)一處置(Action)，SDCA的循環(huán)。

在當前的流程里，每當發(fā)生異常時，便必須反問自己下列的問題：是否因為沒有標準而發(fā)生的？是否因為沒有遵守標準而發(fā)生的？或者因為標準不適當而發(fā)生的？只有建立了標準，并且確實遵守，以將當前的流程穩(wěn)定下來，才能再進行下一個PDCA的循環(huán)。

所以SDCA的目的,就是在標準化和穩(wěn)定現(xiàn)有的流程、而PDCA的目的則是在提高流程的水準。SDCA是表示“維持”，而PDCA就表示“改進”。這是管理階層的兩項主要職責。